10 conseils pour améliorer l'efficacité commerciale

Votre entreprise fonctionne assez bien, mais vous savez que les choses pourraient être meilleures. Parfois, un projet est suspendu quelques jours de trop, ou des réunions qui semblaient autrefois productives et utiles semblent maintenant s'éterniser pendant des heures. On peut avoir l’impression que les roues patinent dans la boue, et il est difficile de retrouver cette traction.

Comment pouvez-vous résoudre ce genre de problèmes? En vous concentrant sur l'amélioration de l'efficacité de votre entreprise. J'ai demandé aux membres du Conseil des jeunes entrepreneurs leurs conseils sur la façon dont ils maintiennent leur entreprise en activité, ce qui les aide à être plus productifs.

1. Automatisez toutes les tâches que vous pouvez

Qu'il s'agisse d'envoyer des talons de paie aux employés ou d'envoyer des reçus aux fournisseurs, automatisez tout ce que vous pouvez. «L'automatisation commerciale n'est pas qu'un luxe; c’est une nécessité dans l’environnement concurrentiel d’aujourd’hui », déclare Sathvik Tantry de FormSwift. «L'automatisation des tâches monotones fait gagner du temps à vos employés et leur permet d'accomplir des tâches plus productives qui nécessitent une réflexion critique ou une touche humaine.»

Sathvik ajoute que s'il peut être plus coûteux de mettre en œuvre des processus automatisés au début, à long terme, cela réduira les coûts et augmentera l'efficacité de l'entreprise.

2. Encouragez vos employés à discuter en face à face

Bien que l'envoi d'un e-mail ou d'un message de discussion rapide à un collègue puisse sembler être un moyen plus efficace d'obtenir une réponse, cela peut souvent avoir l'effet inverse, car les allers-retours ultérieurs peuvent prendre plus de temps qu'un face-à-face rapide. . «Skype, Google Chat et d'autres outils de communication en ligne sont toujours utiles lorsque vous essayez d'envoyer un message rapide à vos collègues», déclare Miles Jennings de Recruiter. "Cependant, l'interaction en face à face accélère vraiment le processus de résolution d'un problème, de réponse à une question ou de clarification de quelque chose d'important."

Comment pouvez-vous vous assurer que vos employés équilibrent les deux pour une efficacité optimale? «Encourager les employés à se parler ouvertement lorsqu'ils en ont besoin créera un flux constant d'informations», déclare Miles.

Bien que le chat et le courrier électronique aient leur place, en vous assurant que vos employés sont à l'aise pour communiquer en face à face, vous maintiendrez votre entreprise en mouvement efficacement, et un problème qui aurait pu être résolu dans un chat en face à face de cinq minutes. ne se terminera pas par un fil de discussion de 20 messages.

3. Limiter les interruptions

Réunion du personnel à 9h, réunion du service à 11h, déjeuner à midi – si vos employés ont du mal à effectuer des tâches efficacement, cela peut être le résultat d'interruptions constantes. «Nous essayons de planifier plusieurs réunions le même jour plutôt que de les disperser tout au long de la semaine, et nous bloquons du temps sur nos calendriers pour travailler activement», explique Alexander Moore de Boomerang. Le fait de bloquer des périodes de temps pour un travail ininterrompu peut aider vos employés à mieux se concentrer et à travailler plus efficacement en conséquence.

Mais les réunions ne sont pas les seuls contrevenants: les alertes par e-mail constantes, les fenêtres contextuelles des messages de chat et les notifications de votre logiciel de gestion de projet interne peuvent toutes distraire le flux de travail. «En général, il faut environ une minute pour reprendre le travail efficacement après une interruption», explique Alexander. "Pour cette raison, nous utilisons des outils comme Inbox Pause pour réduire les notifications par e-mail." Il y a beaucoup de des outils et des applications pour éviter toute distraction au travail, ce qui peut vous aider à travailler plus efficacement.

4. Tenez une réunion d'entreprise quotidienne de 10 minutes

Bien que les réunions soient généralement considérées comme une nécessité, elles peuvent se poursuivre jusqu'au point où elles rongent la journée de travail. David Ciccarelli de Voices.com propose des réunions plus courtes et plus efficaces, qui couvrent les bases en 10 minutes chrono.

«Chaque jour, nous nous réunissons en tant qu'entreprise pour une réunion de 10 minutes appelée le Daily Huddle», dit-il. «La réunion est une source d’informations qui tient tout le monde au courant, y compris un tour d'horizon de nos indicateurs de performance clés, la célébration des réalisations et l'identification des opportunités d'amélioration.»

C'est non seulement un bon moyen de tenir tous les employés au courant de tout nouveau développement au sein de l'entreprise, en gardant les réunions courtes et agréables, cela simplifie le processus de réunion et réduit le temps perdu. «Ce processus nous permet de fonctionner efficacement, car les réunions inutiles sont éliminées», déclare David.

5. «Une seule tâche» pour en faire plus

Nous pensons tous que nous sommes d’excellents multitâches; J'ai actuellement 11 onglets ouverts sur mon ordinateur portable, et c'est un chiffre prudent par rapport à certains jours. Cependant, on pense que alors que les gens peuvent potentiellement effectuer plusieurs tâches à la fois, ils ne sont pas nécessairement plus productifs. C'est donc ici qu'entre en jeu l'idée de "tâche unique" (ou de se concentrer sur une seule tâche jusqu'à son achèvement).

«Toute notre entreprise travaille actuellement à améliorer notre jeu« à tâche unique »et à ne pas passer au projet suivant tant que l’actuel n’est pas terminé», déclare Laura Roeder de Meet Edgar.

Elle poursuit en expliquant: «Le« monotâche »vous permet d’en faire plus rapidement en évitant que les projets pourrissent sur la vigne lorsqu'ils sont presque terminés. Il est facile de se sentir faussement productif lorsque 10 projets sont en cours, mais rien ne sort réellement du monde. »

Se concentrer sur «une tâche unique» jusqu'à ce qu'un projet soit terminé vous aide à exécuter réellement, plutôt que de rogner sur tant de projets différents que rien n'est jamais terminé.

6. Découragez "Vous avez une minute?" rencontres

«L’une des utilisations les plus courantes et les plus inefficaces du temps et de l’énergie est la fréquence des réunions« obtenir une minute? »», Déclare Kristopher Jones de LSEO. «Ces réunions sont celles qui ne sont pas programmées et qui distraient généralement la productivité.»

Pourquoi ces réunions sont-elles mauvaises pour l'efficacité du bureau? «La réalité est que presque rien d'important ne peut être accompli en une minute, ce qui signifie qu'une minute se transforme en 15 minutes ou plus et finit par être une gestion du temps terriblement inefficace», explique Kristopher.

Au lieu de cela, essayez de planifier des réunions rapides avec un laps de temps déterminé et tenez-vous-en au sujet dont vous devez discuter. Même un simple e-mail demandant: "Pouvons-nous nous rencontrer pendant 10 minutes à 15 heures pour discuter de l'achèvement du projet X?" accomplit les objectifs de garder la réunion courte, programmée et face à face.

7. Tenez-vous en au processus établi

Si vous avez un projet qui est déjà en cours, essayer d'accélérer les choses peut entraîner des coupures. «Tenez-vous en au processus établi», recommande Angela Harless d'AcrobatAnt. «Si nous essayons de réduire les coûts pour accélérer le processus, quelque chose est oublié, ce qui doit être corrigé plus tard et coûte du temps et de l'argent. Les choses se passent plus facilement si nous nous en tenons au processus par lequel nous avons commencé. »

Cela signifie-t-il ne jamais changer les choses? Bien sûr que non – cela rendrait probablement la plupart de nos suggestions antérieures inutiles! Mais si vous modifiez un processus, faites-le délibérément, pas seulement sur un coup de tête ou parce que vous êtes en retard. «Les processus peuvent être modifiés, mais ils doivent l'être intentionnellement et en communiquant avec toute l'équipe une fois que le changement potentiel a été approuvé», déclare Angela.

8. Utilisez un logiciel de gestion des tâches

«L’e-mail n’est pas une méthode idéale de communication ou de collaboration au sein d’équipes», déclare Dave Nevogt de Hubstaff. «Nous utilisons un logiciel de gestion des tâches comme Trello afin que notre communication et notre progression de travail soient réunies au même endroit.»

Un logiciel de gestion des tâches pour les équipes désignées peut aider tout le monde à travailler ensemble plus efficacement, à suivre les progrès et à rester concentré sur les tâches. «Cela évite à tout le monde d'avoir à faire des allers-retours sur les e-mails, et cela nous permet également de suivre les progrès de manière plus efficace», déclare David. Chez Palo Alto Software, nous sommes d’accord – et nous sommes également de grands fans de Trello.

9. Promouvoir une culture de communication ouverte

Tout comme dans le deuxième conseil, encouragez vos employés à communiquer ouvertement. Mais cela va au-delà de l'idée de communiquer en face à face pour résoudre des problèmes; vos employés se sentent-ils à l'aise d'exprimer leurs préoccupations ou de faire des commentaires sur la façon dont votre entreprise est gérée?

«La principale raison de notre croissance explosive est due au fait que nous avons une culture de communication ouverte», déclare Raymond Kishk de Interstate Air Conditioning & Heating. «Le meilleur moyen d’améliorer l’efficacité de l’entreprise est d’encourager les commentaires, les idées et la communication entre les services.»

Vous ne pouvez pas être partout à la fois et vous ne verrez pas tout. Vos employés peuvent être en mesure de repérer un domaine de votre entreprise qui pourrait être rendu plus efficace, ou un processus qui pourrait être rationalisé. Assurez-vous qu'ils se sentent à l'aise d'exprimer leurs opinions et d'offrir des commentaires, en particulier lorsqu'il s'agit d'améliorer l'efficacité. «En encourageant les collègues à faire partie du processus d'efficacité, il en résultera une équipe plus productive et efficace», dit Raymond.

10. Sachez quand vous arrêter

S'il est important de lisser le plus de problèmes possible pour aider votre entreprise à fonctionner plus efficacement, vous devez également savoir où tracer la ligne. Tous les processus ne peuvent pas – ou ne devraient pas – être automatisés, tout comme toutes les réunions ne se terminent pas toujours à l'heure prévue.

«L'efficacité est importante – pas de question», déclare Neill Feather de SiteLock, LLC. «Mais pour les startups et les entrepreneurs, se concentrer trop sur l'efficacité peut détourner l'attention de ce qui est vraiment important pour nos entreprises: la croissance.»

Neill en a fait l'expérience avec sa propre entreprise: «Chez SiteLock, nous nous concentrons sur l'efficacité dans des domaines clés: utilisation du matériel, accords de niveau de service, etc., mais nous nous rappelons toujours que notre objectif le plus important est la croissance. Cela comprend les clients servis, les produits proposés et la force de la marque. "

Il est important de viser l'efficacité, mais ne laissez pas l'objectif de gérer une entreprise plus efficace éclipser d'autres objectifs. Grâce à des essais et des erreurs, et en obtenant les commentaires de vos employés tout au long du processus, vous serez en mesure de surveiller ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et d'améliorer l'efficacité de votre entreprise, tout en continuant à développer et à renforcer votre entreprise.

Nouvel appel à l'action

AvatarBriana Morgaine "class =" avatar avatar-90 wp-user-avatar wp-user-avatar-90 photo avatar-default img-fluid

Briana est une spécialiste du contenu et du marketing numérique, une rédactrice et une rédactrice. Elle aime discuter des affaires, du marketing et des médias sociaux et est une grande fan de la virgule d'Oxford. Bri est une résidente de Portland, Oregon, et elle peut être trouvée, rarement, sur Twitter.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

massa efficitur. id libero dictum vulputate, justo leo